Gastos de una empresa: tips para reducirlos y llevar el control

gastos de una empresa Rehabilitación y Confort

Para conseguir que una empresa sea viable, no sólo hay que velar por conseguir más ingresos. Si bien esta parte es fundamental para el buen funcionamiento de un negocio, nunca debes dejar de lado el control de los gastos de una empresa. Y es que, supervisar estos de la manera correcta puede suponer un punto de inflexión en pro del negocio. 

En muchas ocasiones los gastos empresariales son los grandes olvidados. Es posible que asumas el rol de que los gastos vienen impuestos por la actividad empresarial y que poco (o nada) se puede hacer para incidir en ellos. Si eres de los que piensas esto, lamentamos decirte que estás equivocado. A lo largo de este post te vamos a enseñar cómo llevar un buen control de gastos y cómo incidir en ellos para mejorar tu ratio ingreso-gasto.

 

Gastos fijos vs gastos variables 

Antes de entrar a ver cómo llevar el control de gastos de una empresa, es interesante saber y aprender a diferenciar entre gastos fijos y gastos variables:  

  • Gastos fijos. Se entiende por gastos fijos a aquellos que sí o sí vas a tener en tu negocio simplemente por el hecho de que éste esté abierto. El alquiler, las patentes, los seguros, la seguridad social propia, la publicidad… todas estas partidas de gastos (y muchas otras más) son necesarias para el correcto funcionamiento del negocio, por lo que siempre serán gastos fijos.  
  • Gastos variables. Por su parte, los gastos variables hacen referencia a todo aquello que aumenta y/o disminuye conforme va la actividad del negocio. Un claro ejemplo de gasto variable es el material para producir un producto: a mayor producción, más material se necesitará y, con ello, aumentará el gasto de esta partida.

Es importante conocer la diferencia entre ambos tipos de gastos ya que no se puede incidir sobre ambos por igual. Si bien los gastos fijos son fijos (valga la redundancia), sí que se puede incidir ligeramente en ellos para lograr reducirlos, por mucho que algunos empresarios crean que no. ¿Cómo? Gracias a un buen control, concienciación y previsión.

 

Previsión y control, la mejor arma para el control de gastos en una empresa 

Como bien comentábamos antes, es importante llevar un correcto control de gastos, ya que eso nos ayudará a ver partidas que podemos reducir o, incluso, eliminar.

  • Lo primero que debes hacer es revisar todos los gastos del negocio. Haciendo esto conseguiremos ver qué gastos son los necesarios y cuáles se pueden suprimir.  
  • Distinguir entre gastos frecuentes y gastos puntuales. No todos los gastos se producen con la misma frecuencia. Seguro que hay algunos que sí o sí los tienes todos los meses y, otros, que son trimestrales, anuales o, incluso, únicos. Diferencia bien todos los gastos y su periodicidad, ya que esto te ayudará a realizar una mejor previsión.  
  • Hacer una previsión de gastos mensual. Relacionado con lo anterior, es necesario que realices una previsión mensual de gastos. Tienes que saber de antemano qué gastos vas a tener todos los meses, ya que eso ayudará mejor a planificar la necesidad de ingresos. 
  • Dotar una partida presupuestaria para gastos imprevistos o gastos puntuales. Ya los has clasificado, así que no te olvides de incluirlos en algún presupuesto. En todos los negocios hay imprevisto: rotura de ordenador, cambio de personal, inspecciones… Esto no se puede saber a ciencia cierta, pero eso no es motivo para que te pille 100% desprevenido. Haz una partida para estos gastos y cúrate en salud.  
  • Realizar comparativas con años y periodos anteriores. Esto te dará una mayor perspectiva, tanto para hacer previsiones como para ver si el gasto se está disparando de manera inusual de un periodo a otro.  

 

Tips para reducir los gastos de una empresa

Después de este análisis exhaustivo de los gastos de tu empresa es el momento de empezar a incidir en ellos y ver cómo puedes reducirlos:  

  • Comparativas. De los gastos que tenemos que van a seguir estando presentes en la empresa, hay que comparar, ya que en el mercado pueden existir soluciones y alternativas que, sin renunciar a la calidad, pueden ser menos costosas.  
  • Negociación. Negociar con los proveedores actuales puede ser una buena manera de incidir sobre algunos gastos. Habla con ellos y llega a un acuerdo que beneficie a ambas partes.  
  • Concienciar a los empleados. Todo el personal de la empresa debe conocer la arquitectura de gastos de la misma y saber qué gastos pueden ser fácilmente eliminados. Ya sabes, si todos colaboran es más sencillo.  
  • Fijar techos de gastos mensuales. Igual no es la solución más óptima para bajar gastos pero sí que te ayudará a no gastar más de lo previsto.  
  • Buscar la eficiencia. La eficiencia puede ser la gran aliada para bajar los gastos. Búscala en todos los ámbitos, incluso en la eficiencia energética. Invierte en mejorar tus instalaciones y tu servicio de calefacción, ya que a la larga repercutirá en menores gastos mensuales para tu empresa.  

En definitiva, realizar una buena supervisión de los gastos de una empresa te puede ayudar a conseguir, por una parte, mejorar el flujo de ingresos-gastos de la empresa y por ende el beneficio y, por otra, ser más responsables en todos los sentidos.  

 

Manual de eficiencia energética en Rehabilitación de edificios